Wat als de beschikbaarheid van acute zorg tijdelijk verandert? Zo houden we samen de zorg bereikbaar

Wat gebeurt er als een spoedlocatie tijdelijk sluit of minder capaciteit beschikbaar heeft? In vakantieperiodes is het soms lastiger om voldoende zorgverleners in te roosteren. Daardoor kan tijdelijk minder capaciteit beschikbaar zijn, ook wel een reductie in het zorgaanbod genoemd. Zorg wordt dan anders georganiseerd. Denk bijvoorbeeld aan een locatie van de huisartsenspoedpost die in de zomer tijdelijk sluit, waarbij de zorg wordt overgenomen door een andere locatie in de regio. Ook andere factoren kunnen een rol spelen, zoals een verbouwing van bijvoorbeeld verloskamers of een tijdelijke wijziging in aanrijroutes.

Dit soort aanpassingen noemen we een wijziging in het aanbod van acute zorg: een tijdelijke of structurele verandering in beschikbaarheid, bereikbaarheid of capaciteit van acute zorg. Ook als zo’n wijziging goed uitlegbaar en gepland is, vraagt dit om zorgvuldige voorbereiding en goede afstemming.

Waarom is een zorgvuldig wijzigingsproces belangrijk?

Een wijziging raakt zelden slechts één organisatie. Een wijziging van de capaciteit op één plek kan gevolgen hebben voor andere ketenpartners in de regio. Door het wijzigingsproces zorgvuldig te doorlopen en wijzigingen tijdig te melden binnen het ROAZ, kunnen ROAZ-leden samen maatregelen treffen en voorkomen dat de druk op andere zorgaanbieders onnodig toeneemt. Zo blijft de acute zorg in de hele regio toegankelijk.

Hoe werkt het?

Het melden gebeurt aan de hand van een vaste procedure, die is vastgelegd in de AMvB en de regeling Acute Zorg. Zorgorganisaties overleggen zo vroeg mogelijk met zorgverzekeraars en betrokken zorgaanbieders om de continuïteit van zorg te borgen en stellen daarna zelf een continuïteitsplan op. In dit plan beschrijven zij:

• Wat de wijziging inhoudt en wat de gevolgen zijn.
• Hoe acute zorg veilig en bereikbaar blijft.
• Welke alternatieven zijn geregeld tijdens de wijziging.
• Welke impact te verwachten is voor ketenpartners en welke afspraken met hen zijn gemaakt om de continuïteit van zorg te borgen.
• Welk besluitvormingsproces is gevolgd en wat er is gedaan met onder andere de inbreng van de inwoners en colleges van burgemeester en wethouders.

Wat wordt er van organisaties verwacht?

Binnen het ROAZ hebben zorgorganisaties gezamenlijk afgesproken om wijzigingen in het aanbod van acute zorg via de procedure uit de AMvB en regeling te melden. Organisaties:

• overleggen met betrokkenen in de omgeving over de wijziging op een moment dat nog wezenlijke invloed op het besluit mogelijk is;
• melden (voorgenomen) wijzigingen tijdig;
• stellen een continuïteitsplan op en leggen het concept voor aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, netwerkbureau AZO, betrokken zorgaanbieders en zorgverzekeraars;
• nemen deel aan een ROAZ-overleg als dat wordt georganiseerd na het delen van het continuïteitsplan.

Wat doet netwerkbureau AZO?

Netwerkbureau AZO ondersteunt organisaties bij dit proces en brengt partijen bij elkaar als afstemming nodig is. Wanneer een wijziging grote impact heeft of vragen oproept bij andere organisaties, kan het netwerkbureau een aanvullend bestuurlijk ROAZ-overleg organiseren.

“Onze rol is om te zorgen dat een zorgaanbieder het wijzigingsproces zorgvuldig doorloopt, zodat de gevolgen beperkt blijven en de zorg voor patiënten goed blijft doorgaan.”
Marcel Hoff | manager netwerkbureau AZO

Hoe kun je zelf een melding maken?

Overweeg je een wijziging in het aanbod van acute zorg? Bespreek dit tijdig met andere partijen in de regio en meld dit tijdig via het meldingsformulier wijziging aanbod acute zorg op www.acutezorgregiooost.nl.

Wanneer kun je een eenvoudigere procedure volgen?

Niet voor alle onderbrekingen in de zorgcontinuïteit is het nodig om de volledige wijzigingsprocedure te doorlopen. Bij gepland onderhoud kan een korte onderbreking (of het risico daarop) voorkomen. In zo’n geval volstaat het om betrokken netwerkpartners tijdig te informeren. Denk bijvoorbeeld aan een EPD-update, een noodstroomtest of (geplande) werkzaamheden waardoor de SEH tijdelijk niet bereikbaar is. Deze onderbrekingen hebben vaak beperkte gevolgen voor de beschikbaarheid van zorg, maar het is wel belangrijk dat betrokken netwerkpartners hiervan tijdig op de hoogte zijn. Zo kunnen we bijvoorbeeld voorkomen dat naburige ziekenhuizen tegelijkertijd onderhoud plannen. In deze situaties geldt:

• informeer tijdig de relevante ketenpartners;
• meld de onderbreking ook bij netwerkbureau AZO via info@azo.nl.

Netwerkbureau AZO kijkt mee of alle relevante partijen zijn geïnformeerd en stemt zo nodig af met aangrenzende regio’s om gelijktijdige onderbrekingen te voorkomen.
Om dit soort (geplande) onderbrekingen beter inzichtelijk te maken en onderlinge afstemming te versterken, werkt netwerkbureau AZO samen met de GHOR en andere ROAZ-regio’s aan een uniforme werkwijze. Onderdeel hiervan is het ontwikkelen van een onderhoudskalender, waarin geplande werkzaamheden en mogelijke onderbrekingen worden gedeeld. Ook het meldproces wordt daarbij vereenvoudigd en verder gedigitaliseerd.